Automatisering i bedriften: Slik sparer du tid og penger

Automatisering kan redusere repetitive oppgaver, kutte kostnader og øke effektiviteten i norske bedrifter. Her er de viktigste fordelene og områdene der automatisering kan gjøre en forskjell:

• Tidsbesparelse: Ansatte kan spare 8–12 timer per uke ved å automatisere manuelle oppgaver.
• Kostnadsreduksjon: Driftskostnader kan reduseres med 10–19 %, spesielt innen fakturabehandling og lønnskjøring.
• Økt produktivitet: Over 90 % av bedrifter rapporterer høyere produktivitet etter automatisering.
• Bedre kundeopplevelse: Automatisert oppfølging kan øke salgsraten med 60–70 %.

Eksempler på automatisering:

• Fakturabehandling: Reduserer kostnad per faktura fra kr 407 til kr 33,40.
• Lønnskjøring: Spar opptil kr 8 450 per ansatt årlig.
• Kundeoppfølging: Øker åpningsrater med 58 % og salg til eksisterende kunder.

Hvordan starte:

1. Kartlegg repetitive oppgaver.
2. Velg verktøy som passer bedriftens behov (f.eks. Xero eller Sage 50 Cloud).
3. Implementer gradvis og mål resultater som tidsbesparelser og kostnadskutt.

Automatisering er en smart investering som kan gi rask avkastning og forbedre både drift og arbeidsmiljø.

Hvor du kan bruke automatisering i bedriften

Oppgaver du kan automatisere i dag

Visste du at automatisering kan spare norske økonomiavdelinger opptil 25 000 timer hvert år? Her er noen områder hvor automatisering gir store fordeler:

Se for eksempel Vonage, som klarte å redusere tiden for kontooppsett fra fire dager til bare noen minutter. Dette viser hvor raskt automatisering kan gi resultater.

Hvordan identifisere flaskehalser i prosessene

For å få mest mulig ut av automatisering, må du først finne flaskehalsene i bedriftens prosesser. Her er noen områder å undersøke:

• Tidkrevende manuelle oppgaver: Ansatte bruker i snitt tid på å håndtere 88 e-poster daglig. Finn ut hvilke oppgaver som tar uforholdsmessig mye tid.
• Høy feilrate: For eksempel risikerer 40 % av små bedrifter bøter på grunn av feil i skatteinnberetning. Automatisering kan redusere disse feilene.
• Prosesser med høyt volum: To tredjedeler av netthandlere forlater handlekurven. Automatisert oppfølging kan hente tilbake mange av disse kundene.

"Automatisering for små bedrifter kan ta over repetitive oppgaver med minimalt eller ingen menneskelig innblanding. Dette kan spare tusenvis av fakturerbare arbeidstimer hvert år, massivt redusere feil, og jevne ut veien fremover."
– Annie Murphy

Tid og penger spart gjennom automatisering

Tallene taler for seg selv når det gjelder gevinster fra automatisering:

• Fakturabehandling: Behandlingstiden kan reduseres fra 16,3 til 3,9 dager.
• AI-automatisering: Kostnadene i områder som forsyningskjede, markedsføring og HR kan kuttes med 10–19 %.
• Inntektsvekst: 63 % av bedrifter opplever over 10 % vekst etter å ha tatt i bruk AI-løsninger.

Et godt eksempel er BROJ, et selskap som driver med treningssenteradministrasjon. De utviklet "BROJ No Touch", en løsning for automatisert adgangskontroll og oppmøteregistrering. Dette effektiviserte driften betydelig og forbedret kundeopplevelsen.

For bedrifter som bruker BizBot-plattformen, kan automatiserte løsninger innen regnskap, HR og andre administrative oppgaver frigjøre tid til det som virkelig betyr noe – strategisk arbeid og å bygge relasjoner med kundene. Automatisering er en smart investering, spesielt for små og mellomstore bedrifter.

Sette opp automatiseringsverktøy

Topp verktøy for norske bedrifter

Her er noen anbefalte verktøy som er tilpasset norske behov:

Disse verktøyene er utviklet for å møte kravene til norske bedrifter og kan bidra til både tids- og kostnadsbesparelser.

Ragnhild Georgsen, Head of AML & Sanctions, sier det slik:

"Strise saves us a considerable amount of time per customer onboarding."

Hvordan komme i gang med automatiseringsverktøy

For å lykkes med automatisering, kan du følge disse trinnene:

1. Analyser dagens prosesser
   Se nøye på arbeidsflytene dine og identifiser områder hvor automatisering kan gi bedre effektivitet. For eksempel har BN Bank redusert kunderegistreringstiden med 70 %.
2. Velg riktig teknologi
   Sørg for at verktøyet:
   • Støtter norske regnskapsstandarder.
   • Tilbyr lokal kundeservice.
   • Har erfaring med norske bedrifter.
   • Kan integreres med eksisterende systemer.
3. Implementer systematisk
   Start med én prosess av gangen for å sikre en smidig overgang.

Silke Øverby, Chief Risk & Compliance Officer i Vipps MobilePay, forklarer:

"Strise helps us work more efficiently by automating repetitive processes, reducing costs, and enabling a more risk-based approach."

Med en nøye planlagt tilnærming kan du enkelt sammenligne ulike verktøy og velge det som passer best for din bedrift.

Verktøysammenligning

Her er en sammenligning av nøkkelfunksjonene til noen populære verktøy:

Sune Christensen, Treasury Manager, trekker frem fordelene med FXLoader:

"FXLoader provides an excellent service and their expertise is second to none. In a crowded market, they stand out with their very high levels of customer service and support."

Velg et verktøy som passer din bedrifts behov og størrelse. Start med de grunnleggende funksjonene, og sørg for grundig opplæring for å få mest mulig ut av løsningen.

Optimizing Business Processes: Boost Efficiency & Cut Costs!

sbb-itb-21a6c92

Spor og forbedre automatiseringen din

Når automatiseringen er satt i gang, er det viktig å overvåke og forbedre prosessene for å sikre langsiktig suksess. Etter implementering bør du fokusere på oppfølging og justering for å oppnå best mulig resultater.

Slik måler du resultater

For å vurdere effekten av automatiseringen, bør du bruke konkrete måleparametere som gir innsikt i forbedringer:

Husk å etablere en baseline før oppstart for å kunne dokumentere forbedringene over tid.

Metoder for å forbedre resultater

For å få mest mulig ut av automatiseringen, bør du fokusere på kontinuerlige forbedringer:

• Overvåk kvaliteten tidlig: Følg med på feilrater og avvik i oppstartsfasen for å identifisere potensielle problemer raskt.
• Innhent tilbakemeldinger: Sørg for å samle inn tilbakemeldinger fra både brukere og systemer for å forstå hvordan automatiseringen fungerer i praksis.
• Evaluer regelmessig: Gjennomfør månedlige evalueringer basert på tidsbesparelser, kostnadsreduksjoner, kundetilfredshet og tekniske utfordringer. Juster prosessene der det er nødvendig.

Disse tiltakene hjelper deg med å finjustere og forbedre de automatiserte prosessene dine kontinuerlig.

Norsk suksesshistorie med automatisering

Vonage har vist hvordan automatisering kan endre måten bedrifter opererer på og gi betydelige effektivitetsgevinster.

Francisco de Brito Fontes, ekspert på forretningsautomatisering, fremhever viktigheten av å jobbe kontinuerlig med forbedringer:

"Establezca un ciclo de retroalimentación para monitorear y optimizar las soluciones - Rastree tasas de error, tiempo de inactividad y quejas de clientes - Identifique y actúe continuamente sobre oportunidades de mejora"

Løse vanlige automatiseringsutfordringer

Hovedutfordringer med automatisering

Bedrifter møter ofte ulike hindringer når de implementerer automatisering. For å oppnå gode resultater, må disse utfordringene håndteres på en strukturert og gjennomtenkt måte.

Få verktøyene til å fungere sammen

For å sikre at automatiseringsverktøy fungerer godt sammen, bør du:

• Velge skybaserte løsninger som følger moderne integrasjonsstandarder.
• Prioritere systemer som er kjent for å fungere godt med andre verktøy.
• Sørge for at løsningene støtter filformater og arbeidsflyter teamet allerede bruker.
• Vurdere én samlet plattform i stedet for mange separate verktøy.

"Resistance is a symptom of fear(s). You should pinpoint and resolve that fear(s) first, then the resistance will go away. The most common fear among employees towards automation projects is: Job Security. Assure them of their future after automation and you'll be able to resolve that resistance." - Tarek Harba, Founder @ AuTomato

En vellykket implementering krever også aktiv deltakelse fra teamet.

Få teamet med på laget

"By automating manual tasks, we can reduce the amount of routine work and allow the organization to reallocate team members to more complex and strategic tasks, ultimately increasing overall productivity."

For å få teamet med på automatiseringsreisen, bør du:

1. Involvere og lære opp
   • Start med verktøy teamet allerede kjenner.
   • La teamet selv foreslå oppgaver som kan automatiseres.
   • Tilby skreddersydd opplæring gjennom hele prosessen.
2. Bygge tillit gjennom resultater
   • Vis til konkrete forbedringer, som tidsbesparelser eller færre feil.
   • Kommuniser tydelig hvordan automatisering påvirker fremtidige roller.
   • Følg opp og gi støtte kontinuerlig.

"In my experience, demonstrating small, successful automation projects can help ease concerns. By showcasing tangible results, such as time savings or improved accuracy, the team can see the immediate benefits, which helps build trust and openness to larger changes."

Konklusjon: Start med automatisering i bedriften

Automatisering kan effektivisere driften og kutte kostnader. Studier viser at bedrifter kan øke produktiviteten med opptil 24 % ved å ta i bruk lønnsomme automatiseringsløsninger med tilbakebetalingstid på under to år.

Viktige fokusområder

For å lykkes med automatisering er det avgjørende å jobbe systematisk og prioritere kontinuerlig forbedring.

"The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency." - Bill Gates

Når disse områdene er på plass, er du klar til å starte automatiseringsprosessen.

Slik kommer du i gang

Her er tre enkle trinn for å komme i gang:

1. Kartlegging og analyse: Identifiser prosesser som bruker mye tid, spesielt administrative oppgaver. Mange små og mellomstore bedrifter kan spare betydelige ressurser ved å automatisere slike områder.
2. Verktøyvalg og implementering: Velg løsninger som passer din bedrifts behov og størrelse. For mindre bedrifter starter ofte prisen for automatiseringsløsninger fra 15 900 kr per måned. Sørg for at verktøyene integreres med eksisterende systemer, er brukervennlige, overholder GDPR-krav, og tilbyr god kundestøtte.
3. Måling og optimalisering: Sett klare KPI-er for å måle fremgang. Automatisering gir ansatte mer tid til kundeoppfølging og kompetanseutvikling – noe 80 % av ansatte rapporterer som positivt. Start med små pilotprosjekter og skaler opp etter hvert som resultatene viser seg.

For å finne de beste verktøyene tilpasset det norske markedet, kan du utforske BizBots verktøykatalog, som gir en oversikt over aktuelle løsninger.

Related posts

• 10 verktøy for å strømlinjeforme småbedrifter 2024
• Hvordan Kombinere Oppgaver for Enklere Arbeidsflyt
• 5 Trinn for Enklere Forretningsprosesser