5 Trinn for Enklere Forretningsprosesser

Effektive forretningsprosesser kan kutte kostnader med opptil 30 % og øke produktiviteten. Her er 5 enkle trinn for å forenkle prosessene dine:

1. Gjennomgå nåværende prosesser: Kartlegg, visualiser og identifiser ineffektive områder.
2. Fjern unødvendige steg: Eliminer oppgaver som ikke gir verdi, og vurder automatisering.
3. Sett klare standarder: Lag tydelige arbeidsinstruksjoner og bruk digitale verktøy for standardisering.
4. Mål og juster: Følg opp med nøkkelindikatorer og teamets tilbakemeldinger.
5. Bygg bedre arbeidsvaner: Involver teamet, anerkjenn gode ideer og fremhev samarbeid.

Ved å følge disse stegene kan du forbedre effektiviteten, redusere feil og skape bedre arbeidsflyt for virksomheten din.

How To Reinforce Employee Satisfaction - Five Qualities Of An Effective Leader

Trinn 1: Gjennomgang av nåværende prosesser

For å effektivisere driften, start med en grundig gjennomgang av hvordan ting gjøres i dag. En studie viser at 60 % av bedrifter sliter med ineffektivitet på grunn av utdaterte eller dårlig dokumenterte prosesser.

Kartlegg hovedforretningsaktiviteter

Først må du få oversikt over alle viktige aktiviteter som driver virksomheten. Dette betyr at du må identifisere og dokumentere nøkkelprosessene. Som Barton Goldenberg sier:

"Prosesser er de naturlige forretningsaktivitetene som skaper verdi, betjener kunder og genererer inntekter".

Involver nøkkelpersoner, dokumenter rutiner og kartlegg hvilke systemer som brukes. Når dette er gjort, kan du lage et prosesskart for å få en visuell oversikt.

Visualisering med prosesskart

Et prosesskart gir en tydelig fremstilling av hvordan arbeidsflyten ser ut. Her er tre typer prosessdiagrammer som kan være nyttige:

Når prosessene er visualisert, kan du begynne å se etter forbedringsområder.

Finn problemområder

Visual South understreker:

"Enhver organisasjon bør ha en løpende plan for kontinuerlig forbedring. I et konkurranseutsatt miljø kan selv små forbedringer i prosesser gi selskapet et nødvendig fortrinn".

For å lykkes med dette bør du:

• Intervjue fageksperter
• Sammenligne nåværende prosesser med bransjestandarder
• Samle tilbakemeldinger fra ansatte som jobber direkte med kunder
• Arrangere workshops for å identifisere mangler i prosessene

Disse trinnene hjelper deg med å avdekke ineffektive områder og legge grunnlaget for forbedring.

Trinn 2: Fjern unødvendige steg

Når du har en oversikt over prosessene dine, er det neste logiske steget å fjerne aktiviteter som sinker effektiviteten. Ved å analysere og eliminere oppgaver som ikke tilfører verdi, kan du gjøre arbeidsflyten enklere og mer produktiv.

Fjern oppgaver som ikke gir verdi

For å identifisere hvilke oppgaver som kan fjernes eller forenkles, bør du se nærmere på tre nøkkelområder:

En nyttig metode her er å bruke en 5 hvorfor-analyse. Ved å stille "hvorfor?" flere ganger for en oppgave som virker ineffektiv, kan du finne den underliggende årsaken og lettere fjerne unødvendige steg.

Når du har eliminert manuelle og overflødige oppgaver, kan du begynne å vurdere teknologiske løsninger for å strømlinjeforme prosessene ytterligere.

Automatiser der det er mulig

Etter å ha fjernet unødvendige steg, kan automatisering være neste skritt for å effektivisere arbeidsflyten. Mange moderne verktøy kan håndtere repetitive oppgaver, noe som sparer tid og reduserer feil. For eksempel har Europris automatisert 93 % av sine fakturaer, noe som har frigjort betydelige ressurser til andre oppgaver.

Her er noen eksempler på områder hvor automatisering kan gjøre en forskjell:

• Fakturahåndtering
  Volkswagen Møller Bilfinans har oppnådd en automatiseringsgrad på 94,49 % ved å digitalisere fakturaprosessene sine. Dette viser hvor mye tid og ressurser som kan spares på administrative oppgaver.
• Arbeidsflyt og godkjenninger
  Digitalisering av godkjenningsprosesser gir flere fordeler:
  • Kortere behandlingstid
  • Færre feil
  • Bedre sporbarhet
  • Økt kontroll
• Dataoverføring mellom systemer
  Ved å integrere forretningssystemer kan man eliminere manuell dataregistrering, noe som både reduserer feil og sparer tid. Ifølge studier vil opptil 80 % av organisasjoner ta i bruk intelligent automatisering innen 2025.

For å få mest mulig ut av automatisering, bør du velge løsninger som passer bedriftens behov, sørge for grundig opplæring, overvåke resultatene og standardisere prosesser før du automatiserer.

Et godt verktøy å vurdere er BizBot, som tilbyr en rekke løsninger for administrativ automatisering, tilpasset både små og store virksomheter. Dette kan gi deg verktøyene du trenger for å effektivisere driften din.

sbb-itb-21a6c92

Trinn 3: Sett klare standarder

For å sikre effektive og konsistente arbeidsprosesser, må tydelige standarder på plass. Forskning viser at 90 % av papirbaserte arbeidsinstruksjoner ikke leverer gode nok resultater, og ni av ti arbeidsulykker skyldes menneskelige feil som ofte kunne vært unngått med bedre rutiner. Her er hvordan du kan lage arbeidsinstruksjoner som faktisk fungerer.

Skriv arbeidsinstruksjoner som fungerer

Når du lager arbeidsinstruksjoner, bør du fokusere på disse fire nøkkelområdene:

"Hvis du ikke kan forklare det enkelt, forstår du det ikke godt nok." - Albert Einstein

Involver erfarne ansatte når du utformer instruksjoner, og test dem i praksis for å sikre at de er brukervennlige. Når instruksjonene er klare, kan du ta i bruk digitale verktøy for å gjøre prosessene enda mer strømlinjeformede.

Digitale verktøy som gjør jobben enklere

Digitale løsninger kan gjøre det mye enklere å utvikle og følge standarder. BizBot gir en oversikt over ulike verktøy som kan digitalisere og effektivisere arbeidsflyten din.

Noen populære verktøy som brukes til å standardisere arbeidsprosesser er:

• Miro (4,8/5 stjerner): Perfekt for visuell planlegging og samarbeid
• ClickUp (4,7/5 stjerner): Utmerket for prosjektstyring og arbeidsflyt
• Monday.com (4,7/5 stjerner): Flott for strukturering og automatisering av oppgaver

Når du velger et digitalt verktøy, bør du tenke på:

• Brukervennlighet: Det må være enkelt for alle ansatte å bruke. Et komplisert system kan skape motstand og redusere produktiviteten.
• Integrasjon: Sørg for at verktøyet kan kobles til systemene du allerede bruker. Dette sparer tid og reduserer dobbeltarbeid.
• Skalerbarhet: Velg noe som kan vokse med bedriften din, slik at du slipper å bytte system senere.

Ved å kombinere klare arbeidsinstruksjoner med digitale verktøy, legger du grunnlaget for mer effektive prosesser. Dette gir ikke bare bedre resultater, men også økt trivsel blant ansatte som får tydelige rammer å jobbe innenfor. Med gode standarder og riktige verktøy, blir veien mot enklere og mer effektive arbeidsprosesser mye lettere.

Trinn 4: Mål og juster

For å sikre at forbedringene faktisk gir ønskede resultater, må du følge fremgangen nøye. Å måle riktig er viktig for å evaluere prosesser og styre forbedringsarbeidet.

Velg indikatorer som kan måles

Fokuser på noen få nøkkelindikatorer som gir verdifull innsikt og hjelper deg å drive forbedring:

Et eksempel: En produksjonsbedrift klarte å spare 49 millioner dollar gjennom bedre prissetting, kostnadskontroll og håndtering av kundeavgang.

"Metrics themselves don't improve processes – but the appropriate measurements can help you diagnose existing processes and set you on a path to process improvement." - ProcessMaker

Slik kommer du i gang:

• Sett klare mål basert på virksomhetens strategi.
• Identifiser indikatorer som kan måles.
• Bruk et digitalt dashboard for å visualisere fremgangen.

Verktøy som BizBot kan hjelpe deg med å automatisere måling og rapportering.

Lytt til teamets tilbakemeldinger

Når prosesser forenkles og standardiseres, er det viktig å inkludere teamets tilbakemeldinger for å gjøre ytterligere justeringer. Digitale undersøkelser kan være en effektiv måte å få innsikt på:

• De bør være raske og enkle å fylle ut.
• Automatiser dem gjerne via kalenderintegrasjoner.
• Tilby anonymitet for ærlige svar.

Et eksempel: I juli 2021 oppdaget Startquestion en nedgang i teamtilfredsheten på grunn av tekniske problemer med konferanseutstyr. Ved å investere i bedre utstyr og følge opp med jevnlige målinger, kunne de bekrefte at problemet var løst.

For å følge opp effektivt:

• Analyser data ved hjelp av filtre.
• Overvåk trender over tid.
• Del resultatene med teamet.

Kombinasjonen av systematisk måling og teamets innspill bidrar til å forbedre forretningsprosessene kontinuerlig.

Trinn 5: Bygg bedre arbeidsvaner

Når du har målt og justert, er det tid for å fokusere på arbeidsvanene. Dette trinnet handler om å sikre at endringene du har innført, blir en naturlig del av hverdagen, og at prosessene flyter bedre over tid.

Involver teamet ditt

For å lykkes er det viktig å gi teamet en følelse av eierskap. Dette kan oppnås gjennom regelmessige møter, samarbeid om tidsfrister, opplæringstilbud og ved å legge til rette for kunnskapsdeling. Her er noen nøkkelområder å fokusere på:

"Vår forskning viser at team av kunnskapsarbeidere som samarbeider målrettet har nesten tre ganger høyere sannsynlighet for å oppnå høy teaminnovasjon enn team som ikke bruker en målrettet tilnærming." – Alexia Cambon, forskningsdirektør hos Gartner

For å få til dette kan du:

• Involvere ledere i planleggingen av intern kommunikasjon.
• Dokumentere roller og ansvar på en tydelig måte.
• Sørge for at kommunikasjonen går begge veier i organisasjonen.

Ved å inkludere teamet aktivt, skaper du en sterkere tilknytning til prosessene og øker sannsynligheten for suksess.

Anerkjenn gode ideer

Motiverte medarbeidere er nøkkelen til varig endring. Rask og konkret ros, feiring av små og store seire, samt nye ansvarsområder kan bidra til både økt motivasjon og utvikling.

For å bygge en kultur som fremmer prestasjoner:

• Standardiser tilbakemeldinger
  Bruk faste formater for å gi konstruktive tilbakemeldinger.
• Fremhev læring
  Sett fokus på individuell utvikling og mestring, ikke bare på resultatene.
• Gi nye muligheter
  Tilby ansatte ansvar som utfordrer og utvikler dem.

Ved å kombinere aktiv deltakelse med tydelig anerkjennelse, kan du skape forbedringer som gir både ansatte og virksomheten et løft. Dette legger grunnlaget for langsiktig suksess.

Konklusjon

Å forenkle forretningsprosesser krever nøye planlegging og tilpassing. Gjennom de fem trinnene har vi sett hvordan en systematisk gjennomgang, reduksjon av unødvendige steg, etablering av standarder, måling og kulturbygging kan forbedre virksomheten. Dette gir en tydelig strategi som skaper bedre flyt og effektivitet.

Ved å gjennomgå prosessene grundig, eliminere overflødige steg, sette klare standarder og kontinuerlig måle resultater, oppnår man en mer effektiv arbeidsflyt. Denne tilnærmingen bygger videre på prinsippene om forenkling og digitalisering som tidligere er diskutert.

For å lykkes på lang sikt bør du:

• Avsette tilstrekkelig tid: Optimalisering tar ofte lengre tid enn forventet, men god planlegging sparer tid og ressurser på sikt.
• Velge riktige verktøy: Vurder løsninger som BizBot for oppgaver innen regnskap, HR og administrasjon.

"Optimal prosessutvikling krever en kombinasjon av planlegging og fleksibilitet. Ved å analysere og utdype de enkelte prosessene i virksomheten, kan prosessoptimalisering gjennomføres og implementeres med et ERP-system. Ta deg tid og gå gjennom hvert prosesstrinn med stor omhu. Dette gir deg et skreddersydd og ideelt ERP-system som vil støtte deg effektivt." - Monitor ERP System

For å komme i gang kan du:

1. Etablere et målstyringssystem med tydelige KPIer
2. Involvere medarbeidere i utformingen av nye prosesser
3. Ta i bruk digitale verktøy som støtter arbeidsflyten

Ved å følge disse stegene og regelmessig evaluere fremgangen, kan norske virksomheter oppnå stor effektivisering og legge grunnlaget for videre vekst.

Related posts

• Flaskehalsanalyse: 5 Trinn for Optimalisering
• 10 Beste Verktøy for Arbeidsflytforenkling 2024
• Hvordan Kombinere Oppgaver for Enklere Arbeidsflyt
• De Beste Verktøyene for Å Identifisere Flaskehalser