SmartDok

Hva du faktisk kan gjøre med det

Kjernen er timeregistrering fra mobilapp, med godkjenningsflyt i flere ledd før timene sendes videre til lønn. Rundt kjernen ligger et titalls moduler dere velger mellom:

• Maskin- og serviceoversikt med maskintimer ført direkte på prosjekt, og servicehistorikk per maskin
• Vareforbruk og massetransport for lass, tonn og deponi
• HMS/KS-system med sjekklister, avviksbehandling og SJA
• Elektronisk mannskapsliste og HMSREG-integrasjon for byggeplasser med krav om oversiktslister
• Ressursplanlegger som kan brukes som grunnlag for timeføringen
• Dokumentsenter, kompetanseoversikt og verktøyoversikt for sertifikater, kurs og utstyr
• AutoReg for brøyting og vintervedlikehold

Timer, maskintimer, lønnsarter og prosjektdata overføres automatisk fra byggeplassen til regnskaps- eller lønnssystemet, slik at ingen taster inn det samme to ganger. Appen fungerer offline, som er nødvendig på anlegg der dekningen svikter.

Hvem det passer best for

SmartDok passer best for entreprenører og anleggsbedrifter fra ti ansatte og oppover som har maskiner, flere samtidige prosjekter og krav om dokumentasjon mot byggherre. Jo mer av virksomheten som er maskinstyrt, jo bedre svarer systemet.

Det passer dårlig hvis dere er et lite håndverksfirma på to–fem personer uten maskinpark. Da betaler dere for en bredde dere aldri tar i bruk, og enklere verktøy dekker behovet. Det passer også dårlig for rene servicebedrifter med ordrestyring og fakturering i felt — SmartDok er et time- og dokumentasjonssystem, ikke et ordresystem, og har ikke samme støtte for serviceavtaler og fakturagrunnlag per oppdrag som Handyman har. Bedrifter som vil kjøpe og komme i gang samme dag uten kontakt med selger, bør se andre steder.

Verdt å vite før du binder deg

Prisen er ikke publisert noe sted på smartdok.no, og det finnes ingen selvbetjent gratisplan eller åpen prøvekonto — veien inn går via demo og tilbud. Regn med at prisen settes per bruker og per modul, og at totalen vokser når HMS, dokumentsenter og ressursplanlegger legges til. Be eksplisitt om bindingstid, etableringskostnad og pris per ekstra modul skriftlig i tilbudet.

Migrering fra regneark eller et annet timesystem krever oppsett av prosjektstruktur, lønnsarter og godkjenningsflyt. Sett av tid til det. Supporten er norsk og bransjekjent, som er en reell fordel når spørsmålet gjelder MEF-koder eller mannskapsliste.

Alternativer å sammenligne med

Mobile Worker fra Devinco er den nærmeste konkurrenten på timer og HMS i felt, og oppleves gjerne som enklere og lettere å innføre for mindre håndverksbedrifter. Cordel går lenger i retning kalkyle, tilbud og komplett bransjesystem, men er tyngre å ta i bruk og krever mer av organisasjonen. Handyman fra GSGroup er bedre hvis behovet egentlig er ordrestyring og serviceavtaler snarere enn timer og dokumentasjon. Tidsbanken er et rimeligere valg dersom dere bare trenger timeregistrering, fravær og fleksitid uten anleggsspesifikke moduler. Har dere allerede resten av økonomien i Visma, er SmartDok naturlig å vurdere først etter oppkjøpet.

Fordeler og ulemper

Integrasjoner

SmartDok oppgir kobling eller integrasjon mot disse:

Listen er hentet fra leverandørens egne sider. Sjekk alltid at akkurat din versjon av systemet støttes før du bestemmer deg.

Spørsmål om SmartDok

Sammenlign SmartDok med Tidsbanken og Cordel →