Slik gir du spesifikk tilbakemelding som gir resultater

Spesifikk tilbakemelding er avgjørende for å forbedre prestasjoner og oppnå ønskede resultater. Her er en enkel seks-trinns prosess for å gi effektiv, spesifikk tilbakemelding:

1. Observer og dokumenter detaljer

   • Identifiser spesifikke hendelser
   • Registrer nøkkelopplysninger
   • Samle støttebevis

2. Beskriv situasjonen objektivt

   • Skissér situasjonen
   • Gi konkrete eksempler

3. Forklar konsekvensene

   • Påvirkning på teamet
   • Påvirkning på mål og resultater

4. Søk forståelse

   • Still åpne spørsmål
   • Lyt aktivt

5. Gi konkrete anbefalinger

   • Bruk SMART-mål (Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Relevante, Tidsbestemte)

6. Utvikle en handlingsplan

   • Sett mål og tidsfrister
   • Planlegg oppfølgingsmøter
   • Oppfordre til eierskap

Spesifikk tilbakemelding er mer effektiv enn generell tilbakemelding og kan hjelpe deg og din organisasjon å oppnå bedre resultater og nå målene.

Related video from YouTube

Skape et godt grunnlag for tilbakemelding

Bygge tillit og åpen kommunikasjon

For å gi effektiv tilbakemelding, er det viktig å skape et miljø hvor tilbakemelding blir tatt godt imot og tillit opprettholdes. Dette kan oppnås ved å oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon på arbeidsplassen. Når ansatte føler seg trygge og hørt, er de mer villige til å motta og handle på tilbakemelding.

Positiv innstilling og vekstmentalitet

Gi tilbakemelding med en positiv innstilling og fokus på utvikling. Dette hjelper ansatte å se tilbakemelding som en mulighet for å lære og vokse, i stedet for å se det som kritikk eller negativ vurdering. Når tilbakemelding gis med en vekstmentalitet, kan ansatte utvikle seg selv og sine ferdigheter.

Forstå hele situasjonen

Før du gir tilbakemelding, er det viktig å forstå hele situasjonen eller adferden i sin fulle kontekst. Dette sikrer at tilbakemeldingen er relevant og konstruktiv, og at den ikke blir misforstått eller misbrukt. Når du har full forståelse av situasjonen, kan du gi spesifikk, konstruktiv og effektiv tilbakemelding.

| Skape et godt grunnlag for tilbakemelding |

Trinn 1: Observer og dokumenter detaljer

For å gi effektiv tilbakemelding, må du observere og dokumentere detaljer om den spesifikke situasjonen eller adferden som krever tilbakemelding. Dette er første skritt i prosessen med å gi konstruktiv tilbakemelding.

Identifiser spesifikke hendelser

Identifiser de eksakte handlingene eller adferdene som krever tilbakemelding. Dette kan være observerte hendelser, resultater eller teamarbeid. Fokuser på objektive, faktiske opplysninger om arbeidet, ikke personlige meninger eller antagelser.

Registrer nøkkelopplysninger

Når du har identifisert de spesifikke hendelsene, er det viktig å samle og dokumentere detaljene om hva som skjedde, når det skjedde, hvor det skjedde og hvem som var involvert. Dette kan inkludere dato, tid, sted, involverte personer og andre relevante detaljer. Vær nøyaktig og objektiv i dokumentasjonen.

Samle støttebevis

For å støtte opp under observasjonene dine, er det viktig å samle inn data, eksempler eller bevis som kan støtte opp under tilbakemeldingen. Dette kan inkludere tall, statistikk, kundetilbakemeldinger eller andre relevante data. Bruk denne informasjonen til å gi en mer konstruktiv og effektiv tilbakemelding.

Trinn 2: Beskriv situasjonen objektivt

I dette trinnet vil du bruke SBI-modellen (Situasjon, Atferd, Innvirkning) for å strukturere den innledende delen av tilbakemeldingen.

Skissér situasjonen

Når du beskriver situasjonen, fokuser på fakta og unngå å legge inn personlige vurderinger eller antagelser. Vær spesifikk og objektiv, og prøv å gjengi scenarioet så nøyaktig som mulig. Dette vil hjelpe mottakeren å forstå konteksten og relevansen av tilbakemeldingen.

Gi konkrete eksempler

Gi konkrete eksempler for å tydelig illustrere atferden eller handlingen du tar opp. Dette vil hjelpe mottakeren å forstå hva de gjorde bra og hva som kan forbedres. Vær spesifikk og gi nok detaljer slik at mottakeren kan visualisere situasjonen.

For eksempel, i stedet for å si "Du gjorde en god jobb på prosjektet", kan du si "Jeg ble imponert over hvordan du håndterte den uventede forsinkelsen på prosjektet ved å kommunisere effektivt med teamet og finne en løsning som møtte fristen." Dette gir et klart eksempel på hva personen gjorde bra og hvordan det påvirket prosjektet positivt.

Trinn 3: Forklar konsekvensene

Her skal du forklare hvilke konsekvenser eller påvirkninger atferden eller situasjonen hadde. Dette hjelper mottakeren å forstå hvorfor tilbakemeldingen er viktig og hvordan den kan påvirke fremtidige handlinger.

Påvirkning på teamet

Forklar hvordan atferden eller situasjonen påvirket teamets dynamikk og relasjoner. For eksempel kan du beskrive hvordan en persons atferd påvirket:

• Teamets moral
• Kommunikasjon
• Samarbeid

Gi konkrete eksempler på hvordan teamets funksjonering ble påvirket.

Påvirkning på mål og resultater

Beskriv den større påvirkningen på prosjektets eller organisasjonens mål. Bruk målbare data hvis mulig. For eksempel kan du beskrive hvordan en persons atferd påvirket:

• Prosjektets fremdrift
• Budsjett
• Tidsplan

Gi konkrete eksempler på hvordan målene ble påvirket.

sbb-itb-21a6c92

Trinn 4: Søk forståelse

I dette trinnet skal du oppmuntre til en toveis samtale for å forstå den andre personens perspektiv.

Still åpne spørsmål

Bruk spørsmål som lar den andre personen dele sitt syn og sine tanker. Åpne spørsmål er utformet for å fremme en konstruktiv diskusjon og få den andre personen til å åpne seg og dele sine tanker og følelser. Eksempler på åpne spørsmål kan være:

• Hvordan tror du dette kan påvirke vårt team?
• Hvordan kan vi sammen finne en løsning på dette problemet?
• Hvordan føler du at denne situasjonen har påvirket deg?

Lyt aktivt

Vis aktiv lytting ved å unngå avbrytelser og antagelser. Aktiv lytting innebærer å være fullt engasjert i samtalen og gi den andre personen din fulle oppmerksomhet. Dette kan oppnås ved å:

• Gi den andre personen din fulle oppmerksomhet
• Unngå å avbryte eller forstyrre den andre personen
• Reflektere over hva den andre personen sier for å sikre at du forstår deres perspektiv
• Stille åpne spørsmål for å fremme en konstruktiv diskusjon

Trinn 5: Gi konkrete anbefalinger

I dette trinnet skal du gi klare og spesifikke anbefalinger for å forbedre situasjonen. Dette er et viktig steg for å sikre at tilbakemeldingen din er konstruktiv og gir resultater.

Bruk SMART-mål

For å gi effektive anbefalinger, er det viktig å bruke SMART-mål. SMART står for:

| SMART |

Trinn 6: Utvikle en handlingsplan

I dette trinnet skal du samarbeide med den andre parten for å utvikle en handlingsplan og etablere en oppfølgingsplan.

Sett mål og tidsfrister

For å sikre at handlingsplanen din er effektiv, må du sette spesifikke mål og tidsfrister for å oppnå forbedringer. Dette vil hjelpe deg å holde deg selv og den andre parten ansvarlig for å nå målene.

Planlegg oppfølgingsmøter

Det er viktig å sette en plan for oppfølgingsmøter for å se på fremgangen og gi ytterligere tilbakemelding. Dette vil hjelpe deg å sikre at handlingsplanen din er på rett spor og å identifisere eventuelle justeringer som må gjøres.

Oppfordre til eierskap

For å sikre at handlingsplanen din er vellykket, må du diskutere måter å opprettholde ansvar og eierskap av forbedringsprosessen på. Dette vil hjelpe deg å sikre at den andre parten er engasjert og motivert til å nå målene.

Spesifikk vs. generell tilbakemelding

Spesifikk tilbakemelding er avgjørende for å oppnå resultater i en organisasjon. Denne typen tilbakemelding er mer effektiv enn generell tilbakemelding fordi den gir mer detaljer og hjelper mottakeren å forstå hva som må forbedres. I denne delen vil vi sammenligne fordeler og ulemper med spesifikk og generell tilbakemelding.

Som vi ser fra tabellen over, har spesifikk tilbakemelding flere fordeler enn generell tilbakemelding. Den gir mottakeren en klar forståelse av hva som må forbedres, hjelper mottakeren å identifisere områder for forbedring og kan øke motivasjonen og engasjementet. Derfor er det viktig å bruke spesifikk tilbakemelding i stedet for generell tilbakemelding.

Konklusjon

Vi har nå sett hvordan spesifikk tilbakemelding kan være avgjørende for å oppnå gode resultater i en organisasjon. Ved å følge de seks trinnene vi har presentert, kan du gi konstruktiv tilbakemelding som hjelper mottakeren å forstå hva som må forbedres og hvordan de kan nå sine mål.

Spesifikk tilbakemelding er mer effektiv enn generell tilbakemelding. Den gir mottakeren en klar forståelse av hva som må forbedres, hjelper dem å identifisere områder for forbedring, og kan øke motivasjonen og engasjementet.

Det er viktig å skape en kultur hvor tilbakemelding er velkommen og verdifull. Ved å gi og motta konstruktiv tilbakemelding, kan du og din organisasjon oppnå bedre resultater og nå målene deres.

Så ikke nøl med å gi spesifikk tilbakemelding. Se hvordan det kan forbedre kommunikasjonen og samarbeidet i din organisasjon.

I neste del av denne guiden vil vi svare på noen vanlige spørsmål om tilbakemelding og gi deg flere tips og råd om hvordan du kan gi effektiv tilbakemelding.

Vanlige spørsmål

Hva er et eksempel på å gi effektiv tilbakemelding?

Et godt eksempel på konstruktiv tilbakemelding kan være:

"Helen, jeg setter pris på hvor produktiv og pålitelig du vanligvis er. Men jeg har lagt merke til at du har levert noen oppgaver for sent den siste tiden. Dette er uvanlig for deg. Jeg vil gjerne snakke med deg for å forstå om du har møtt på noen utfordringer, og hvordan jeg kan støtte deg bedre."

Dette eksempelet gir konkret tilbakemelding på en atferd som trenger forbedring (å levere oppgaver for sent), samtidig som det anerkjenner Helens gode arbeid. Det åpner for en dialog for å forstå årsakene og finne løsninger, i stedet for å kritisere direkte. Tilbakemeldingen er gitt med en positiv tone og et ønske om å støtte og hjelpe.

Related posts

• Regresjonsanalyse for bedre beslutninger: Guide
• 6 Steg for å Bygge en Tilbakemeldingskultur
• Feedback Management: Komplett Guide med Verktøy [2024]
• Flaskehalsanalyse: 5 Trinn for Optimalisering