Fordelene med skybaserte administrasjonsløsninger for små bedrifter

Skybaserte administrasjonsløsninger gir små bedrifter i Norge muligheten til å spare penger, jobbe fleksibelt og øke sikkerheten. Her er hovedfordelene:

• Lavere kostnader: Betal kun for det du bruker, uten dyre engangsinvesteringer.
• Fleksibilitet: Tilgang til data og systemer fra hvor som helst.
• Sikkerhet: Automatiske oppdateringer og profesjonell datasikring.
• Effektivitet: Verktøy som Fiken, Conta og Sticos forenkler regnskap, HR og samarbeid.
• Skalerbarhet: Tilpass ressursene etter bedriftens behov.

Ved å bruke skyløsninger kan bedrifter redusere IT-kostnader, få bedre kontroll på økonomien og jobbe mer effektivt. Start med å kartlegge behovene dine og velg løsninger som passer din virksomhet.

Fordeler med skybaserte løsninger for små bedrifter

Lavere kostnader og vekstmuligheter

Skybaserte løsninger kan redusere utgifter ved at bedrifter kun betaler for det de faktisk bruker. Et eksempel er Moss kommune, som har 2 500 ansatte. Ved å gå over til Office 365 i skyen, sparte de betydelige summer sammenlignet med tradisjonelle, lokale løsninger. De valgte en hybrid tilnærming som kombinerer lokale systemer med skybaserte applikasjoner i Microsoft Azure.

Denne kostnadsbesparelsen går hånd i hånd med fleksibilitet i arbeidsmodeller.

Jobb fra hvor som helst

Skyteknologi gjør det mulig å jobbe effektivt uansett hvor man befinner seg, noe som er perfekt for fleksible arbeidsordninger.

"Cloud computing gir små bedrifter muligheten til å skalere ressursene opp eller ned etter behov, uten å måtte gjøre langsiktige investeringer." - Adrytech

Et godt eksempel er Comoyo, Telenors tidligere strømmetjeneste. De brukte Amazons skyinfrastruktur og betalte kun for kapasiteten de trengte. Da tjenesten ble lagt ned, slapp de unna med minimale infrastrukturkostnader.

Sikkerhet og oppdateringer

Skybaserte løsninger gir små bedrifter tilgang til sikkerhetsnivåer som vanligvis er forbeholdt større selskaper. Automatiske oppdateringer sørger for at systemene alltid er oppdaterte og sikrer samtidig lavere IT-kostnader.

Banedanmark, den danske jernbaneoperatøren, er et godt eksempel på dette. I desember 2010 opplevde nettsiden deres en enorm økning fra 50 000 til 5,5 millioner brukere på én dag under ekstreme værforhold. Takket være Microsoft Azure, holdt nettsiden seg oppe, og ekstrakostnadene var kun 179 DKK.

Noen viktige sikkerhetsfunksjoner inkluderer:

• Automatisk sikkerhetskopiering av data
• Kontinuerlige programvareoppdateringer
• Kryptering av sensitive opplysninger
• Profesjonell overvåkning døgnet rundt

Husk å gjennomføre risikovurderinger og sørge for at databehandleravtaler oppfyller lovkrav.

Must-Have Cloud Tools

Norske småbedrifter er avhengige av gode skyverktøy for å holde driften smidig og effektiv.

BizBot: En oversikt over bedriftsverktøy

BizBot gir en praktisk oversikt over administrative verktøy som er spesielt tilpasset norske bedrifter. Plattformen hjelper deg med å finne løsninger innen regnskap, HR og juridiske tjenester, noe som kan spare bedriften mye tid.

I tillegg til BizBots anbefalinger, bør du vurdere økonomiløsninger som passer til din bedrifts spesifikke behov.

Økonomiverktøy

Skybaserte økonomiløsninger gir bedre oversikt og kontroll over bedriftens økonomi. Her er noen alternativer:

• Fiken og Conta: Begge tilbyr brukervennlige grensesnitt som gjør regnskap og fakturering enklere for småbedrifter.
• Luca Regnskap: Et rimelig valg med fokus på enkelhet og effektivitet.
• Folio: Forenkler betalinger og gir bedre kontroll over kontantstrømmen, noe som er viktig for likviditetsstyring.

Riktig økonomiverktøy kan gjøre økonomistyring mindre tidkrevende og mer nøyaktig.

Verktøy for team og prosjekter

Godt samarbeid er nøkkelen til høy produktivitet. Skybaserte samarbeidsverktøy gir teamene muligheten til å:

• Dele dokumenter og informasjon på en sikker måte
• Kommunisere effektivt, uansett hvor de befinner seg
• Følge opp prosjekter og oppgaver
• Automatisere tidkrevende rutineoppgaver

I tillegg tilbyr Sticos løsninger for HR og personaladministrasjon som gjør det enklere å holde oversikt over ansatte. Dette inkluderer blant annet:

• Timeregistrering
• Oversikt over ferie og fravær
• Oppfølging av sykefravær
• Kompetansestyring

Ved å bruke de rette skyverktøyene kan småbedrifter i Norge oppnå en langt mer effektiv drift og bedre samarbeid.

sbb-itb-21a6c92

Korleis kome i gong med skyverktøy

Kartlegg behova i bedrifta

For å lykkast med overgangen til skybaserte verktøy, må du først finne ut kva område som treng forbetringar. Start med å:

• Gå gjennom dagens arbeidsflyt og identifiser utfordringar.
• Sjå kva prosessar som kan automatiserast.
• Vurdere kva verktøy som vil gi størst nytteverdi.

Når behova er kartlagde, kan du omsetje desse til konkrete krav som hjelper deg å velje rett skyleverandør. Typiske startpunkt kan vere fakturering, rekneskap eller prosjektstyring.

Velg rett leverandør

Når krava dine er klare, er neste steg å finne leverandørar som oppfyller både sikkerheits- og kostnadskrava dine.

"Gjennom ein anbodprosess fann vi ut at Google Workspace var den beste løysinga: Den er enklare å bruke, fokusert på mobilitet og bygd spesifikt for skyen."
– Terje Vullum, Serviceansvarleg, Trondheim Kommune

Implementering og opplæring

For å få ein smidig overgang til skybaserte løysingar er det avgjerande med god planlegging og opplæring. Trondheim Kommune er eit godt døme på korleis dette kan gjennomførast:

1. Planlegg overgangen
Start med ein klar strategi. Kartlegg eksisterande filstruktur og arbeidsflyt for å sikre ein ryddig overgang.

2. Etabler superbrukarar
På berre fire dagar meldte 500 tilsette frå 220 avdelingar seg frivillig som veiledarar for Google Workspace. Dette gjorde kunnskapsoverføringa i organisasjonen svært effektiv.

3. Gjennomfør opplæring

"Før Google Workspace tok eit finansprosjekt tre til fire veker å gjennomføre. Med Google Workspace kan alle arbeide samtidig i Google Sheets utan å vente, og prosjekt tek no berre éin veke å gjennomføre."
– Christian Bøhn, leiar for webtenester, Trondheim Kommune

For mindre bedrifter kan det vere lurt å:

• Tilby grundig opplæring i nye verktøy.
• Lage enkle brukarmanualar og FAQ.
• Gi regelmessig oppfølging og støtte.
• Etablere sikkerheitsrutinar for alle einingar som er tilkopla nettverket.

Følg desse stega for å sikre ein smidig og effektiv overgang til skybaserte verktøy. Det kan gi merkbare forbetringar i drifta.

Norske suksesshistorier

Norske bedrifter viser hvordan skybaserte løsninger kan forenkle administrasjon og gi konkrete fordeler i praksis.

Sparte tid og penger

Flere norske selskaper har spart både tid og penger ved å ta i bruk skybaserte administrasjonsverktøy. Et godt eksempel er Norwegian Renewables Group AS. Administrerende direktør Inge Olav Fure sier:

"Med Adminflow sin AR-rapportering bruker vi ikke mer enn et par timer på dette arbeidet og besparelsen i tid og den forbedrede oversikten er uunnværlig"

Fjell og Fjord Konferanser AS byttet fra et serversystem til Visma.net ERP og lønnssystem. Dette bidro til å redusere papirforbruket, øke effektiviteten og støttet deres Miljøfyrtårn-sertifisering fra 2019.

BoldBooks AS har også oppnådd konkrete resultater. Grunnlegger og daglig leder Kristin Over-Rein forklarer:

"Enkel implementering, Altinn-integrasjon og støtte fra Dealflow-teamet har effektivisert arbeidsprosessene og sikre nøyaktig og pålitelig administrasjon av aksjonærene i Adminflow"

Disse eksemplene viser ikke bare sparte ressurser, men også hvordan skybaserte løsninger legger til rette for vekst.

Vekst gjennom skybaserte verktøy

SAYFR har oppnådd imponerende resultater med hjelp fra The Cloud People og Google Cloud Platform:

• Redusert tid til markedet med 50 %
• Økt omsetning med 60 % i 2020
• Lansert pilotprosjekt med Equinor
• Inngått avtale med det japanske skipsfartsselskapet «K» Line

Shairskills har gjort investorkommunikasjonen mye enklere. Ida Sætersdal sier:

"Adminflow gir oss en god oversikt over historikken på kommunikasjonen med investorene. Det er lett å holde oversikt og integrasjonen med Altinn er suveren! Den gjør det svært enkelt å levere aksjonæroppgaven."

Horde viser hvordan skyløsninger kan frigjøre tid til kjernevirksomheten. Alf Gunnar Andersen forteller:

"Adminflow gir oss en enkel håndtering av aksjonærmassen og kontroll på alt av protokoller i både styret og generalforsamlinger. Enkelt og trygt, og gir oss mer tid til å gjøre det som er gøy."

Disse historiene viser hvordan skybaserte løsninger ikke bare effektiviserer administrasjonen, men også bidrar til selskapenes vekst og utvikling.

Oppsummering

Viktige fordeler

Skybaserte administrasjonsløsninger spiller en avgjørende rolle for små bedrifter i Norge. Dette støttes av den økende bruken av skytjenester blant norske virksomheter og et globalt marked som ble verdsatt til 150 milliarder dollar i 2023.

Her er noen av fordelene:

Disse fordelene gjør overgangen til skybaserte løsninger både praktisk og lønnsom for små og mellomstore bedrifter.

Hvordan komme i gang

Hvis du ønsker å ta i bruk skybaserte løsninger, kan du følge denne fremgangsmåten:

1. Identifiser behovene dine Start med å kartlegge hva slags administrasjonsverktøy bedriften din trenger. Hvilke problemer vil du løse, og hvilke funksjoner er viktigst?
2. Velg riktige løsninger Bruk tjenester som BizBot.no for å finne verktøy som passer din bedrift. Du kan sammenligne løsninger for regnskap, HR, aksjonærregister og mer, basert på bedriftens størrelse og krav.
3. Sørg for sikker implementering Implementer løsningen med gode sikkerhetstiltak som sterke passord, tofaktorautentisering og rollebasert tilgang. Ikke glem å gi de ansatte grundig opplæring.

Det er også viktig å jevnlig evaluere ytelsen og kostnadene til verktøyene du bruker. Sjekk om det finnes ubrukte abonnementer eller lisenser som kan kuttes for å spare penger.

Ved å følge disse stegene kan bedriften din enkelt og trygt dra nytte av skybaserte løsninger.

Related posts

• Automatisert vs. manuell skatterapportering: Fordeler og ulemper
• Hvordan velge riktig CRM-system for din oppstartsbedrift
• Automatisering i bedriften: Slik sparer du tid og penger
• Hvordan sikre datasikkerhet med moderne administrasjonsverktøy