Alt du trenger å vite om digital aksjonærregisterføring i 2025

Fra 1. februar 2025 må norske selskaper bruke digitale aksjonærregistre for å møte nye lovkrav. Dette betyr raskere behandling, færre feil og enklere administrasjon av aksjonærdata. Her er hovedpunktene:

• Lovkrav: Elektronisk tilgang til aksjonærregister, årlig offentliggjøring av forvalterregistrerte aksjer, og registrering av reelle rettighetshavere innen 31. juli 2025.
• Fordeler: Automatisering sparer tid og reduserer kostnader, med mindre risiko for feil.
• Funksjoner: Et godt system inkluderer brukervennlig grensesnitt, integrasjoner med offentlige registre og sterk datasikkerhet.
• Tips: Start med å gjennomgå eksisterende dokumentasjon og velg en løsning som støtter de nye kravene.

Disse endringene gjør det enklere å administrere selskaper og oppfylle juridiske krav. Les videre for detaljer om hvordan du kan forberede deg.

Lovkrav i Norge for 2025

Fra 1. februar 2025 blir det innført strengere regler som påvirker hvordan norske selskaper håndterer og gir tilgang til aksjonærinformasjon.

Norske registerlovgivning

Den nye forskriften (FOR-2024-11-17-2804) stiller spesifikke krav til hvordan selskaper må gi tilgang til aksjonærregisteret:

Selskaper må tilby elektronisk tilgang via e-post, men også sørge for andre alternativer hvis nødvendig. Tilgangen skal være gratis og omfatte all registrert informasjon, bortsett fra digitale adresser, fødselsnumre, kontonumre og historisk informasjon. Disse kravene gjør det nødvendig å bruke digitale løsninger for effektiv oppfølging.

Lovendringer 2025

Fra 31. juli 2025 blir det obligatorisk å registrere reelle rettighetshavere. Dette gjelder personer som:

• Eier over 25 % av aksjene
• Har kontroll over mer enn 25 % av stemmerettighetene
• Kan utnevne eller fjerne mer enn halvparten av styremedlemmene
• På andre måter utøver kontroll eller innflytelse

Informasjonen som må registreres inkluderer:

• Navn
• Fødselsnummer
• Bostedsland
• Statsborgerskap
• Begrunnelse for status som reell rettighetshaver

Oppfyllelse av lovkrav med digitale verktøy

1. Elektronisk tilgangssystem
   • Håndtere forespørsler innen lovpålagte frister
   • Sikre at sensitiv informasjon er beskyttet
   • Dokumentere hvem som har hatt tilgang
2. Forvalterregistrerte aksjer
   • Identifisere reelle eiere ved forespørsel
   • Offentliggjøre en årlig liste over reelle eiere
   • Registrere eierandeler og bostedsland
3. Langsiktig dokumentasjon
   • Beholde informasjon om reelle rettighetshavere i 10 år etter at de ikke lenger har denne statusen. Dette krever sikker lagring, systematisk arkivering og kontrollert tilgang.

Må-ha funksjoner i et digitalt aksjonærregister

Et digitalt aksjonærregister bør både oppfylle juridiske krav og gjøre hverdagen enklere for brukerne. Her er de viktigste funksjonene som bør være på plass i 2025.

Brukervennlig grensesnitt

Et godt grensesnitt er nøkkelen til effektiv administrasjon av aksjonærregisteret. Systemet bør inkludere:

Et eksempel er Watch Vault AS, med nesten 500 investorer, som har vist hvordan et brukervennlig grensesnitt kan effektivisere prosesser som innkalling til ekstraordinære generalforsamlinger. I tillegg gjør integrasjoner med andre systemer det mulig å koble registeret sømløst til resten av virksomheten.

Integrasjoner med andre systemer

Et godt grensesnitt bør støttes av solide integrasjonsmuligheter for å sikre effektiv drift og oppdatert informasjon i sanntid. Viktige integrasjonsfunksjoner inkluderer:

• Automatisk datasynkronisering med Brønnøysundregistrene for oppdaterte data.
• Direkte kobling til regnskapssystemer for enkel håndtering av utbytte.
• API-tilkobling for trygg og effektiv datautveksling.
• Eksport- og importmuligheter for fleksibel rapportering.

Datasikkerhet

Å beskytte sensitiv aksjonærinformasjon er avgjørende. Systemet må ha sterke sikkerhetstiltak, som:

1. Tilgangskontroll
   Innfør flere sikkerhetsnivåer med tofaktorautentisering og rollebasert tilgang for å begrense tilgangen til autoriserte brukere.
2. Kryptering
   Sørg for at all informasjon både ved lagring og overføring er kryptert for å forhindre uautorisert tilgang.
3. Revisjonslogg
   Hold oversikt over alle endringer og tilgang med en automatisk logg som inkluderer tidsstempler.
4. Backup-rutiner
   Implementer daglige sikkerhetskopier og bruk geografisk distribuert lagring for å sikre dataintegritet.

Disse tiltakene støtter en effektiv digital strategi og bidrar til å møte lovkrav samtidig som de forbedrer aksjonærregisterets funksjonalitet.

sbb-itb-21a6c92

Overgang til digitalt aksjonærregister

Gjennomgang av eksisterende dokumentasjon

Start med en grundig gjennomgang av det nåværende aksjonærregisteret. Dette innebærer:

Denne prosessen sørger for at dokumentasjonen er korrekt og klar for en trygg dataoverføring.

Dataoverføring

Bruk en strukturert tilnærming for å sikre at aksjonærinformasjonen overføres nøyaktig til det digitale systemet. Et eksempel er Karlander Eiendom, som har gjennomført en vellykket overgang til digital registerføring gjennom nøye planlegging og gjennomføring.

Nøkkeltrinn i prosessen:

1. Datavalidering: Sammenlign informasjonen med offentlige registre for å sikre riktighet.
2. Historisk dokumentasjon: Last opp tidligere transaksjoner og eierskifter for å bevare historikken.
3. Kvalitetssikring: Kontroller at all data er korrekt overført til det nye systemet.

"dCompany reduserer risiko og er et nyttig verktøy for administrasjon av styremøter, generalforsamlinger og juridiske vedtak."
– Joakim Fuglerud, CEO, Karlander Eiendom

Når dataoverføringen er fullført, bør det etableres rutiner for å opprettholde både nøyaktighet og sikkerhet i det digitale registeret.

Tips for daglig forvaltning

For å sikre effektiv drift av det digitale aksjonærregisteret, er det viktig med gode rutiner. SPG, som har en kompleks selskapsstruktur, har oppnådd store forbedringer etter digitaliseringen.

Anbefalte rutiner:

• Synkroniser data automatisk med Brønnøysundregistrene.
• Ta regelmessige sikkerhetskopier av aksjonærinformasjonen.
• Gjennomgå transaksjonshistorikk månedlig.
• Utfør kvalitetskontroll av aksjonærdata kvartalsvis.

Ved å følge disse praksisene kan du oppnå en effektiv og pålitelig forvaltning av aksjonærregisteret, samtidig som du oppfyller juridiske krav og forenkler administrasjonen.

Bedre registerforvaltning

Aksjonæroppdateringer

Med et digitalt register blir det enklere å holde informasjon oppdatert og administrere prosesser. Nomy AS har spart tid og fått bedre kontroll ved hjelp av effektiv dokumenthåndtering for styremøter og juridiske avgjørelser. Systemet gir blant annet:

• Automatiske varsler ved eierskapsendringer
• Umiddelbar tilgang til oppdatert aksjonærinformasjon
• Sikker deling av viktige dokumenter

For selskaper med komplekse strukturer, som Kin Group, har digital registerføring vist seg svært nyttig. CFO Jonas Borge sier:

"dCompany er et kraftig og tidsbesparende verktøy og for Kin, som er et investeringsselskap med en stor og kompleks selskapsstruktur, er dette et «må-ha-produkt»."

Denne typen oppdateringer bidrar også til færre feil i registreringene.

Færre feil

Digitale aksjonærregistre reduserer risikoen for feil gjennom flere funksjoner:

Disse løsningene gjør ikke bare registreringen mer nøyaktig, men bidrar også til å effektivisere hele prosessen.

Raskere behandling

Digital registerføring gir raskere behandling av prosesser i tillegg til færre feil. Explore Equity har oppnådd stor effektivitet i forbindelse med kapitalendringer. Systemet inkluderer:

• Automatisert opprettelse av dokumenter
• Direkte integrasjon med Brønnøysundregistrene
• Smidig håndtering av aksjetransaksjoner

For å oppnå maksimal effektivitet bør selskaper vurdere å:

• Bruke automatiske synkroniseringer med offentlige registre
• Implementere digitale signeringsløsninger
• Dra nytte av integrerte maler for standardprosesser

Norwegian Renewables Group AS har rapportert at arbeid som tidligere tok dager, nå kan fullføres på timer takket være digital registerføring.

Konklusjon

Digital aksjonærregisterføring har gjort det enklere og mer presist å håndtere selskapsstyring i Norge. Tall viser at over 33 000 aksjonærer nå bruker digitale plattformer for å holde oversikt over sine investeringer.

Viktige fordeler

Som tidligere nevnt, understreker bedriftsledere at digital registerføring gir bedre oversikt og kontroll over eierskap.

Disse fordelene peker på viktige tiltak som bør prioriteres fremover.

Neste steg

For å dra nytte av disse forbedringene, bør selskaper starte forberedelsene til en overgang innen 2025. Her er hva som bør gjøres:

1. Gjennomgå eksisterende register
   • Kontroller at all informasjon er oppdatert og korrekt før digitalisering.
   • Verifiser dokumentasjon for å unngå feil.
2. Velg en passende digital løsning
   • Sørg for at løsningen integreres med Brønnøysundregistrene.
   • Velg en plattform som automatisk synkroniserer data med Skatteetaten.
   • Støtt både norsk og engelsk dokumentasjon for fleksibilitet.
3. Implementer nye rutiner
   • Gjør det enklere å kommunisere med investorer.
   • Effektiviser flyten av dokumenter under styremøter.

Fra 1. februar 2025 må selskaper forholde seg til nye forskrifter:

• Gi elektronisk tilgang til aksjonærregisteret.
• Offentliggjøre en årlig liste over reelle rettighetshavere av forvalterregistrerte aksjer.
• Bruke den nye "offentlige aksjonærportalen" for VPS-registrerte selskaper.

Related posts

• Fordelene med skybaserte administrasjonsløsninger for små bedrifter
• Derfor mislykkes mange startups med administrasjon – og hvordan du unngår det
• Slik automatiserer du styrearbeidet i små og mellomstore bedrifter